Outlook et OneNote : accroître son efficacité personnelle et en travail collaboratif

Dernière mise à jour : 14/02/2020

Description
PARTIE OUTLOOK

Le PKM (gestion des données personnelles)
La surcharge de contenu (l'infobésité)
La réponse par la mise en place d'un système de PKM

Adapter l'outil à ses besoins
Le ruban : disposition et personnalisation
La barre d'outils d'Accès rapide
Le mode Microsoft Office Backstage
Les volets

Suivre ses échanges sans perdre d'informations
L'aperçu des pièces jointes
L'affichage des messages
Les alertes de messages
Les actions rapides
L'indicateur de suivi
Les catégories
Les réponses automatiques
La vue par conversation
Les actions nettoyer et ignorer

Organiser, classer, archiver
L'affichage Planification
L'aperçu rapide d'une réunion
Le volet Suggestions de réunion
Les calendriers d'équipe et de personnes
Les groupes de calendriers
L'archivage automatique et manuel

Gérer son temps et ses priorités
L'indicateur de suivi et les catégories
Définir un mail et un RDV comme tâche
La recherche instantanée
Filtres avancées
Les dossiers de recherche

PARTIE ONE NOTE
Le travail collaboratif et les options de partage
Quand Outlook est connecté avec un serveur type Exchange, Zimbra ou Google Apps. Le contenu de cette séquence dépendra du paramétrage du serveur (droits d'accès, carnets d'adresses publiques…)
Différence entre déléguer et partager
Déléguer et partager son calendrier, son carnet d'adresses, ses tâches et sa messagerie

Principes de OneNote
Comprendre les blocs-notes, les sections et les pages
Ce que OneNote peut faire… et ne peut pas faire

Saisir et gérer ses notes
Saisir une note – Saisie manuscrite
Ajouter un indicateur (une icône)
Insérer ou lier des fichiers
Interactions avec Word et Excel.
Enregistrement de notes audio
Création de schémas ou de diagrammes
Insertion d'images
Insertion de captures d'écran
Insertion de morceaux de sites Web

Organiser Ses notes
Renommer, déplacer, copier les blocs-notes, sections et pages
Rechercher dans les notes et les images
Rechercher – Rechercher par indicateur
Consulter ses notes via le Web

Protéger et Partager Ses notes
Protéger ses notes
Partager des notes OneNote via le réseau de l'entreprise.
Partager des notes OneNote via le Web (OneDrive)
Consulter OneNote depuis un smartphone ou une tablette (Apple)

Interactions avec Outlook
Envoyer un message vers OneNote
Ajouter des notes OneNote à une réunion Outlook
Créer une note OneNote liée à un contact
Créer une note OneNote à partir d'une tâche
Créer une tâche Outlook à partir d'une note OneNote
Objectifs pédagogiques
Augmenter son efficacité personnelle et en travail collaboratif, en optimisant la gestion des mails, contacts, rendez-vous et prises de notes
Faciliter l'échange et le partager d'informations, au sein de son équipe et avec ses partenaires et clients.
Public visé
Vous voulez centraliser vos notes et y accéder depuis tout ordinateur ? Vous voulez élaborer un ordre du jour (un compte rendu) de réunion entre plusieurs personnes ? Vous souhaitez partager des informations avec un réseau de contact, au sein de l'entreprise ou à l'extérieur ? Vous souhaitez optimiser la gestion des mails, de l'agenda et des contacts ?
Prérequis
Être à l'aise avec Windows (copier/coller, gestion de fichiers).
Modalités pédagogiques
formation basée essentiellement sur de la mise en pratique
Moyens et supports pédagogiques
Support(s) de formation par apprenant
Modalités d'évaluation et de suivi
Évaluation en cours et fin de formation

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Glossaire
Modalités et délais d’accès, méthodes mobilisées, modalités d’évaluations, accessibilité aux personnes en situation de handicap… : consultez le Glossaire